Communicatie op de werkplek: meer dan een kwestie van uitzicht

personeel & bedrijf

Vis-à-vis of rug aan rug?

Meer dan een kwestie van uitzicht!

Tekst Brigitte Schedl-Richter

De mens wordt bepaald door tegelijkertijd individu en sociaal wezen te zijn. Dit toont zich ook in het kantoor: vaak gebruikt men niet alleen geïsoleerd een bepaalde werkplek, maar de gehele ruimte, die wederom een groot aantal aanraakpunten toont - niet in de laatste plaats met vrouwelijke en mannelijke collega’s. Een bewuste vormgeving van de kantoorlay-out met inachtneming van de sociaalpsychologische aspecten zal zowel het welbevinden als het prestatievermogen positief beïnvloeden.

Communicatie en

concentratie

Nabijheid en afstand, spanning en ontspanning, communicatie en concentratie vormen de polen waartussen het werken op kantoor zich beweegt. Telkens in overeenstemming met de activiteiten en behoeftes moet er bij de vormgeving van het kantoor naar het juiste evenwicht worden gezocht. Het staat buiten kijf dat de kantoorlay-out daarbij een belangrijke rol toebedeeld krijgt.

Nu vertonen de klassieke ‘vis-à-vis’-opstelling in de dubbele werkplek (T-layout) en de zitopstelling ‘rug aan rug’ (U-layout) geheel verschillende eigenschappen. De positie ‘vis-à-vis’ is fantastisch als zij niet dwangmatig is, maar uitdrukking is van actieve en positieve aandacht ten tijde van gewenste communicatie. Maar niets weet de mens meer af te leiden dan de mens. Daarentegen zorgt de opstelling ‘rug aan rug’ voor die ‘beschermde’ ruimte die nodig is voor terugtrekken en ongestoord werken.

Ongewilde communicatie

In de huidige, complexe kantoorwereld bestaat een grote behoefte aan afstemming, bespreking en uitwisseling van informatie (de kenniseconomie), dit maakt het effectief runnen van een kantoor pas mogelijk. Het openen van alle communicatielijnen, zodat iedereen onbelemmerd met elkaar contact zou kunnen opnemen – visueel, akoestiek of door gebaren – zou echter erg storend werken. Men zou bij het werk vaak afgeleid of zelfs van het werk afgehouden worden. Zitten medewerkers in de T-layout tegenover elkaar, dan zijn wederzijdse invloeden en storingen niet te vermijden. Er vindt een groot aantal onbewuste blikwisselingen en waarnemingshandelingen plaats, arbeidsonderbrekingen zijn het gevolg.

Geconcentreerde werkzaamheden vereisen echter een mogelijk grote mate aan ongestoordheid – zoals bijvoorbeeld het werken aan een beeldscherm, commercieel en technisch onderzoek, foutgevoelige controlewerkzaamheden of onderhandelingen aan de telefoon.

Studies van het Fraunhofer-Instituut voor arbeidswetenschap en organisatie bewijzen, dat er in de T-layout met de zitpositie ‘vis-à-vis’ tot wel drie uur per dag storende invloeden optreden door telefoongesprekken en besprekingen. Refa-studies tonen aan, dat in de T-layout 60% van alle medewerkers klaagt over een hoog geluidsniveau in het kantoor.

Kiezen is moeilijk

Dat spreekt voor zich: het kantoor is tegenwoordig een plaats met een buitengewoon breed spectrum aan bezigheden. Daarvoor kan er niet slechts één geschikte kantoorlay-out bestaan. Bij de keuze van de juiste lay-out moet worden ingegaan op de verscheidenheid van de opgaven, op de aanwezige structuren en vooral op de menselijke behoeftes en wensen. Alleen zo kan een optimale bemensing van de kantooroppervlakken gepland worden – en effectiviteit, gezondheid en motivatie van de medewerkers stimuleren.

Kort & bondig

Traditioneel ‘vis-à-vis’: Ondanks de dynamische ontwikkelingen bij het thema kantoorvormgeving wordt bij de bemensing van de kantoorruimtes nog altijd overwegend gekozen voor de T-lay-out. De klassieke ‘vis-à-vis’-blokopstelling in de dubbele werkplek kent een lange traditie: deze gaat terug naar de tijd dat men tegenover elkaar stond aan de dubbele hoge lessenaar wegens het gemeenschappelijke gebruik van de inktpot.

Deze opstelling is geschikt voor gewenste communicatie, bevordert echter ook ongewenste contacten – en is daarom met het oog op optische en akoestische storingsvrijheid minder geschikt dan de U-layout.

Ongestoord ‘rug aan rug’: Deze zitpositie maakt ongestoord, geconcentreerd werken mogelijk. Grotere zitafstanden kunnen het geluidsniveau bij telefoongesprekken reduceren. Ook storende invloeden bij besprekingen met derden worden verminderd.

Bij de vormgeving van het kantoor in de U-layout mag echter geenszins de oerbehoefte van de mens aan een beschermde rug niet worden onderschat. Niemand vindt het aangenaam, als er plotseling iemand achter hem staat. Alleen al de mogelijkheid, dat een dergelijke situatie zich zou kunnen voordoen zorgt ervoor dat wij ons ongemakkelijk voelen. Een rugdekking geeft ons grote psychologische zekerheid. Daarom moet in de U-layout het binnenbereik zeer zorgvuldig vormgegeven worden. De kwaliteit van de U-layout verhoogt zich duidelijk, als het bereik in de rug van de medewerkers bijvoorbeeld met sideboards wordt beschermd en tegenover elkaar begrensd. Bovendien bieden kasten in de rug niet alleen voldoende plaats voor persoonlijke opslagruimte en veelvuldig gebruikte stukken, maar zijn ook geschikt – op de juiste hoogte – voor afstemmende gesprekken met medewerkers, zelfs staand. Rugdekking, rugvriendelijk!

Dit artikel verscheen als eerst in de

Bene Trendletter Office.Info http://bene.com/kantoormeubilair/office.info.html

Een ergonomische bureaustoel? Natuurlijk, heb ik! De eigen werkplek functioneel vormgegeven? Uiteraard. Een kantoorlay-out die de mogelijkheid biedt voor zowel teamwerk als voor

geconcentreerd individueel werk? Hm, nou ja…

oost-gelderland business | nummer 4 | september 2010

De mens wordt bepaald door tegelijkertijd individu en sociaal wezen te zijn. Dit toont zich ook in het kantoor: vaak gebruikt men niet alleen geïsoleerd een bepaalde werkplek, maar de gehele ruimte, die wederom een groot aantal aanraakpunten toont - niet in de laatste plaats met vrouwelijke en mannelijke collega’s. Een bewuste vormgeving van de kantoorlay-out met inachtneming van de sociaalpsychologische aspecten zal zowel het welbevinden als het prestatievermogen positief beïnvloeden.

Communicatie en

concentratie

Nabijheid en afstand, spanning en ontspanning, communicatie en concentratie vormen de polen waartussen het werken op kantoor zich beweegt. Telkens in overeenstemming met de activiteiten en behoeftes moet er bij de vormgeving van het kantoor naar het juiste evenwicht worden gezocht. Het staat buiten kijf dat de kantoorlay-out daarbij een belangrijke rol toebedeeld krijgt.

Nu vertonen de klassieke ‘vis-à-vis’-opstelling in de dubbele werkplek (T-layout) en de zitopstelling ‘rug aan rug’ (U-layout) geheel verschillende eigenschappen. De positie ‘vis-à-vis’ is fantastisch als zij niet dwangmatig is, maar uitdrukking is van actieve en positieve aandacht ten tijde van gewenste communicatie. Maar niets weet de mens meer af te leiden dan de mens. Daarentegen zorgt de opstelling ‘rug aan rug’ voor die ‘beschermde’ ruimte die nodig is voor terugtrekken en ongestoord werken.

Ongewilde communicatie

In de huidige, complexe kantoorwereld bestaat een grote behoefte aan afstemming, bespreking en uitwisseling van informatie (de kenniseconomie), dit maakt het effectief runnen van een kantoor pas mogelijk. Het openen van alle communicatielijnen, zodat iedereen onbelemmerd met elkaar contact zou kunnen opnemen – visueel, akoestiek of door gebaren – zou echter erg storend werken. Men zou bij het werk vaak afgeleid of zelfs van het werk afgehouden worden. Zitten medewerkers in de T-layout tegenover elkaar, dan zijn wederzijdse invloeden en storingen niet te vermijden. Er vindt een groot aantal onbewuste blikwisselingen en waarnemingshandelingen plaats, arbeidsonderbrekingen zijn het gevolg.

Geconcentreerde werkzaamheden vereisen echter een mogelijk grote mate aan ongestoordheid – zoals bijvoorbeeld het werken aan een beeldscherm, commercieel en technisch onderzoek, foutgevoelige controlewerkzaamheden of onderhandelingen aan de telefoon.

Studies van het Fraunhofer-Instituut voor arbeidswetenschap en organisatie bewijzen, dat er in de T-layout met de zitpositie ‘vis-à-vis’ tot wel drie uur per dag storende invloeden optreden door telefoongesprekken en besprekingen. Refa-studies tonen aan, dat in de T-layout 60% van alle medewerkers klaagt over een hoog geluidsniveau in het kantoor.

Kiezen is moeilijk

Dat spreekt voor zich: het kantoor is tegenwoordig een plaats met een buitengewoon breed spectrum aan bezigheden. Daarvoor kan er niet slechts één geschikte kantoorlay-out bestaan. Bij de keuze van de juiste lay-out moet worden ingegaan op de verscheidenheid van de opgaven, op de aanwezige structuren en vooral op de menselijke behoeftes en wensen. Alleen zo kan een optimale bemensing van de kantooroppervlakken gepland worden – en effectiviteit, gezondheid en motivatie van de medewerkers stimuleren.

Kort & bondig

Traditioneel ‘vis-à-vis’: Ondanks de dynamische ontwikkelingen bij het thema kantoorvormgeving wordt bij de bemensing van de kantoorruimtes nog altijd overwegend gekozen voor de T-lay-out. De klassieke ‘vis-à-vis’-blokopstelling in de dubbele werkplek kent een lange traditie: deze gaat terug naar de tijd dat men tegenover elkaar stond aan de dubbele hoge lessenaar wegens het gemeenschappelijke gebruik van de inktpot.

Deze opstelling is geschikt voor gewenste communicatie, bevordert echter ook ongewenste contacten – en is daarom met het oog op optische en akoestische storingsvrijheid minder geschikt dan de U-layout.

Ongestoord ‘rug aan rug’: Deze zitpositie maakt ongestoord, geconcentreerd werken mogelijk. Grotere zitafstanden kunnen het geluidsniveau bij telefoongesprekken reduceren. Ook storende invloeden bij besprekingen met derden worden verminderd.

Bij de vormgeving van het kantoor in de U-layout mag echter geenszins de oerbehoefte van de mens aan een beschermde rug niet worden onderschat. Niemand vindt het aangenaam, als er plotseling iemand achter hem staat. Alleen al de mogelijkheid, dat een dergelijke situatie zich zou kunnen voordoen zorgt ervoor dat wij ons ongemakkelijk voelen. Een rugdekking geeft ons grote psychologische zekerheid. Daarom moet in de U-layout het binnenbereik zeer zorgvuldig vormgegeven worden. De kwaliteit van de U-layout verhoogt zich duidelijk, als het bereik in de rug van de medewerkers bijvoorbeeld met sideboards wordt beschermd en tegenover elkaar begrensd. Bovendien bieden kasten in de rug niet alleen voldoende plaats voor persoonlijke opslagruimte en veelvuldig gebruikte stukken, maar zijn ook geschikt – op de juiste hoogte – voor afstemmende gesprekken met medewerkers, zelfs staand. Rugdekking, rugvriendelijk!

Dit artikel verscheen als eerst in de

Bene Trendletter Office.Info http://bene.com/kantoormeubilair/office.info.html

oost-gelderland business | nummer 4 | september 2010