Communicatie

FW: RE: Out of office:

Gedurende de zomermaanden bevolken ze ieders mailbox: de auto-reply’s met vakantie-meldingen. En waar de één zich houdt tot een beknopte doch complete boodschap, is de ander vermakelijk creatief maar de derde helaas erg kortaf. Op de redactie hebben we deze zomer een lijst bijgehouden met de meest uiteenlopende berichten. Leest u even mee?

E-mail is tegenwoordig op kantoor het meest gebruikte communicatiemiddel. Vakantie nemen betekent dan ook een ongewenste digitale onbereikbaarheid. Dit wordt door bijna alle bedrijven ondervangen door het sturen van de auto-reply’s; het automatisch gegenereerde bericht als antwoord op je mailtje, waarin wordt medegedeeld dat de ontvanger niet aanwezig is, van wanneer tot wanneer dit het geval is en wie er in noodgevallen de zaken waarneemt. De manier waarop dit gebeurt, is alleen zeer divers.

De onderwerpregel

Voor zover wij konden nagaan, is er weinig persoonlijks in te brengen in de onderwerpregel. Afhankelijk van je mailprogramma komt er een tekst in het Engels of Nederlands, welke vertelt of dat het een auto-reply betreft of dat er iemand niet aanwezig is. In de 40 door ons onderzochte auto-reply’s kwamen we de volgende standaard mogelijkheden tegen:

FW: Automatisch antwoord bij afwezigheid:

FW: Autoreply:

FW: Out of Office AutoReply:

FW: Out of Office:

FW: Niet aanwezig:

FW: Automatisch antwoord:

Maar, we kwamen één e-mail tegen met wel een persoonlijk ingevuld onderwerp, dus blijkbaar kan het wel. De tekst was kort maar duidelijk:

FW: Zomervakantie 2010

Het bericht

Het bericht in het mailtje is vaak kort en krachtig, veelal in het Nederlands maar toch ook steeds vaker in het Engels. Slechts 16 van de 40 berichten beginnen met een aanhef:

Beste mailer

Hoi,

Geachte heer, mevrouw

Hello

Geachte lezer

Beste lezer

Dear sender

Geachte relatie

Good day

Dear correspondent

Een zevental begint niet met een naam, maar wel met een bedankje:

Bedankt voor uw bericht,

Hartelijk dank voor uw e-mail,

Thanks for your email

En bij drie kan het niet op, zowel een persoonlijke aanhef, met daaropvolgend een bedankje. De rest begint direct met de afwezigheidsmelding.

Nuttig is natuurlijk te vermelden welke periode je niet aanwezig bent. Alhoewel, van de 40 hebben maar 37 dit erin staan, waarvan 2 het ook nog eens hebben over ‘ik ben deze week afwezig’ en ‘I will be out of the office this friday’. De volgende melding is nietszeggend, hoewel men probeert persoonlijk over te komen: ‘I’m currently connecting with my family during our annual Summer break, exploring the West coast of France, famous of their oysters, salt and beautiful beaches’. Maar kortaf kan ook: ‘Op dit moment ben ik niet aanwezig’ of ‘Ik ben afwezig en check geen email’.

Het is duidelijk, je contactpersoon is niet aanwezig. Maar dan? Soms kun je rustig wachten tot de vakantievierder terug is, maar soms niet. Wie moet je dan bellen of mailen? Ook daarin kan een auto-reply je helpen, soms….

In 32 mailtjes vonden we variërend een naam, mail of telefoonnummer van collega’s die we konden bereiken. De toon varieerde van bijna commanderend: ‘Ik verzoek u contact op te nemen met een van mijn collega’s op 077-…’, tot aanmoedigend ‘Daarom kan je het beste contact opnemen met kantoor op 020-…. Je kan ook een mail sturen naar info@...’ . Maar wat te denken van ‘Kan iets niet wachten? Bel ons algemene nummer 033-… en vraag naar een van mijn collega’s’ of ‘In geval u een snelle reactie wenst, kunt u contact opnemen met Peter@...’

Soms is het moeilijk op te maken of een collega wel of niet de mail leest of dat iets wordt doorgestuurd. Soms zijn ze duidelijk: ‘Uw mail wordt doorgestuurd naar Peter@.... ‘of ‘mijn collega Petra neemt al mijn werkzaamheden waar, zij is ook telefonisch bereikbaar op 06-…’. Iets te duidelijk kan ook: ‘This message will NOT be forwarded’.

Wat lastiger is het als de collega ook vakantie heeft: ‘Ik ben van 16 juli tot 9 augustus niet in de gelegenheid uw mail te beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u mijn collega Peter contacteren na 26 juli.’

Dan blijft over; de afsluiting. Dit valt nog mee; van de 40 e-mails hebben er 37 een persoonlijke afsluiting. De meest hebben een ‘Met vriendelijke groet’, een enkele houdt het bij alleen de naam. Ook heel vriendelijk klinkt ‘Ik wens u een fijne zomer!’

Kortom…

Als een collega niet consequent uw e-mail waarneemt tijdens de vakantie, is een auto-reply onontbeerlijk. Maar bedenk goed dat deze auto-reply voor meerdere weken uw visitekaartje is. Wees dus beleefd, vriendelijk en vooral duidelijk. Op die manier kunnen de zaken ook tijdens uw afwezigheid doorgaan en blijven klanten goed geïnformeerd.

De auto-reply verkiezing 2010

Bij zo’n hoeveelheid mailtjes is het natuurlijk logisch dat we een verkiezing hebben gehouden, waarbij we een ‘beste’ en een ‘slechtste’ auto-reply hebben gekozen. Bij deze de uitslag:

De slechtste auto-reply 2010:

Good day,

I am out of the office now and will be back on Wednesday the 11th of August. This message will NOT be forwarded.

Thanks and goodbye, Peter

De beste auto-reply 2010:

Hoi,

ik geloof dat ‘onbereikbaar zijn’ in de toekomst het nieuwe luxe goed wordt. Daarom ben ik maar eens aan het kijken hoe fijn dat is. Tot 22 augustus ben ik per e-mail en telefoon niet bereikbaar. Voor zeer dringende zaken is mijn collega Peter te bereiken via peter@... of 06 - …. Ik heb een keer per week contact met hem voor eventuele spoed vragen.

Geniet van de zomer!

Gerrit

oost-gelderland business | nummer 4 | september 2010

E-mail is tegenwoordig op kantoor het meest gebruikte communicatiemiddel. Vakantie nemen betekent dan ook een ongewenste digitale onbereikbaarheid. Dit wordt door bijna alle bedrijven ondervangen door het sturen van de auto-reply’s; het automatisch gegenereerde bericht als antwoord op je mailtje, waarin wordt medegedeeld dat de ontvanger niet aanwezig is, van wanneer tot wanneer dit het geval is en wie er in noodgevallen de zaken waarneemt. De manier waarop dit gebeurt, is alleen zeer divers.

De onderwerpregel

Voor zover wij konden nagaan, is er weinig persoonlijks in te brengen in de onderwerpregel. Afhankelijk van je mailprogramma komt er een tekst in het Engels of Nederlands, welke vertelt of dat het een auto-reply betreft of dat er iemand niet aanwezig is. In de 40 door ons onderzochte auto-reply’s kwamen we de volgende standaard mogelijkheden tegen:

FW: Automatisch antwoord bij afwezigheid:

FW: Autoreply:

FW: Out of Office AutoReply:

FW: Out of Office:

FW: Niet aanwezig:

FW: Automatisch antwoord:

Maar, we kwamen één e-mail tegen met wel een persoonlijk ingevuld onderwerp, dus blijkbaar kan het wel. De tekst was kort maar duidelijk:

FW: Zomervakantie 2010

Het bericht

Het bericht in het mailtje is vaak kort en krachtig, veelal in het Nederlands maar toch ook steeds vaker in het Engels. Slechts 16 van de 40 berichten beginnen met een aanhef:

Beste mailer

Hoi,

Geachte heer, mevrouw

Hello

Geachte lezer

Beste lezer

Dear sender

Geachte relatie

Good day

Dear correspondent

Een zevental begint niet met een naam, maar wel met een bedankje:

Bedankt voor uw bericht,

Hartelijk dank voor uw e-mail,

Thanks for your email

En bij drie kan het niet op, zowel een persoonlijke aanhef, met daaropvolgend een bedankje. De rest begint direct met de afwezigheidsmelding.

Nuttig is natuurlijk te vermelden welke periode je niet aanwezig bent. Alhoewel, van de 40 hebben maar 37 dit erin staan, waarvan 2 het ook nog eens hebben over ‘ik ben deze week afwezig’ en ‘I will be out of the office this friday’. De volgende melding is nietszeggend, hoewel men probeert persoonlijk over te komen: ‘I’m currently connecting with my family during our annual Summer break, exploring the West coast of France, famous of their oysters, salt and beautiful beaches’. Maar kortaf kan ook: ‘Op dit moment ben ik niet aanwezig’ of ‘Ik ben afwezig en check geen email’.

Het is duidelijk, je contactpersoon is niet aanwezig. Maar dan? Soms kun je rustig wachten tot de vakantievierder terug is, maar soms niet. Wie moet je dan bellen of mailen? Ook daarin kan een auto-reply je helpen, soms….

In 32 mailtjes vonden we variërend een naam, mail of telefoonnummer van collega’s die we konden bereiken. De toon varieerde van bijna commanderend: ‘Ik verzoek u contact op te nemen met een van mijn collega’s op 077-…’, tot aanmoedigend ‘Daarom kan je het beste contact opnemen met kantoor op 020-…. Je kan ook een mail sturen naar info@...’ . Maar wat te denken van ‘Kan iets niet wachten? Bel ons algemene nummer 033-… en vraag naar een van mijn collega’s’ of ‘In geval u een snelle reactie wenst, kunt u contact opnemen met Peter@...’

Soms is het moeilijk op te maken of een collega wel of niet de mail leest of dat iets wordt doorgestuurd. Soms zijn ze duidelijk: ‘Uw mail wordt doorgestuurd naar Peter@.... ‘of ‘mijn collega Petra neemt al mijn werkzaamheden waar, zij is ook telefonisch bereikbaar op 06-…’. Iets te duidelijk kan ook: ‘This message will NOT be forwarded’.

Wat lastiger is het als de collega ook vakantie heeft: ‘Ik ben van 16 juli tot 9 augustus niet in de gelegenheid uw mail te beantwoorden. Voor dringende zaken kunt u mijn collega Peter contacteren na 26 juli.’

Dan blijft over; de afsluiting. Dit valt nog mee; van de 40 e-mails hebben er 37 een persoonlijke afsluiting. De meest hebben een ‘Met vriendelijke groet’, een enkele houdt het bij alleen de naam. Ook heel vriendelijk klinkt ‘Ik wens u een fijne zomer!’

Kortom…

Als een collega niet consequent uw e-mail waarneemt tijdens de vakantie, is een auto-reply onontbeerlijk. Maar bedenk goed dat deze auto-reply voor meerdere weken uw visitekaartje is. Wees dus beleefd, vriendelijk en vooral duidelijk. Op die manier kunnen de zaken ook tijdens uw afwezigheid doorgaan en blijven klanten goed geïnformeerd.

oost-gelderland business | nummer 4 | september 2010