“Het papierloze kantoor is er voor iedereen”

Roel Bruggink

Het nieuwe werken

“Het papierloze kantoor

is er voor iedereen”

Een kantoor zonder uitpuilende mappen, rondslingerende memo’s en zoekgeraakte notulen. Het is voor veel bedrijven een ideaal dat op één of andere manier maar niet verwezenlijkt wordt: ondernemen zonder een snippertje papier. En dat terwijl het voor een gemiddeld bedrijf prima te realiseren is. Het Gelderse bedrijf Four Digits laat zien hoe het moet. 

Voor Franklin Kingma en Roel Bruggink, geboren en getogen Achterhoekers en beiden werkzaam bij Four Digits, is papierloos werken iets vanzelfsprekends. Je bespaart tijd, geld en in veel gevallen een hoop frustratie. Onlangs is ook het planbord gedigitaliseerd, waarmee het papierloze kantoor een feit was. De twee geloven dat veel bedrijven hetzelfde kunnen doen. Hun stelling: het papierloze kantoor is er voor iedereen.

De twee geven een rondleiding over de werkvloer, dat direct opvalt door het ontbreken van archiefkasten, printers, faxen en papierversnipperaars. “We hebben nog wel een printer, maar die staat beneden ergens in een kast”, zo vertelt Kingma. “De basis van het papierloos kantoor schuilt in een door ons zelf ontwikkelde intranet, waarop alle informatie altijd en overal voorhanden is. Denk aan contracten, adressen, agenda, werkzaamheden en zelfs identiteitsbewijzen. Netjes ingescand en voorzien van digitale labels, zodat je een bepaald document altijd terug kan vinden. Het is een systeem dat we ook bij diverse klanten hebben geïnstalleerd.” 

Bruggink vult aan. “Je slaat drie vliegen in één klap. In de eerste plaats bespaar je flink geld: amper papier, geen cartridges, toners en apparatuur zoals printers en versnipperaars. Ga alle kosten maar eens optellen die met papier te maken hebben. Ik denk dat je op jaarbasis aan een mooi bedrag komt. In de tweede plaats gaat het je zeeën aan tijd schelen, want alle documenten zijn altijd en overal opvraagbaar. Je kan ze gemakkelijk vinden, je kan ze niet kwijtraken en heel belangrijk: je kunt ze delen met je collega’s.” Hij noemt tot slot het milieu-aspect. “Elk bedrijf zou moeten nadenken over afvalreductie. Wij hebben daar een enorme slag in gemaakt.”

Veel bedrijven willen graag toe naar minder papiergebruik, maar zijn bang dat dit hoge kosten met zich meebrengt. Dat hoeft helemaal niet, aldus de de mensen van Four Digits: “Je hoeft heus niet meteen voor alle medewerkers een laptop te kopen. Een intern chatsysteem kost amper wat, maar scheelt al een hoop losse kladjes. Of zorg voor een stevig intranet voor medewerkers. Dat biedt vaak een hoop faciliteiten qua agenda, klantdatabase en document systeem”, aldus Kingma. “Wees ook terughoudend met e-mail. Het klinkt raar, maar de praktijk wijst uit dat mensen e-mails gaan printen voor een vergadering. Dan werkt het dus averechts.”

oost-gelderland business | nummer 4 | september 2011

Franklin Kingma

Ook de weekplanning kan digitaal

Papierloos werken van A tot Z:

 

Agenderen:

Bruggink: “Ons systeem kent een digitale agenda met uitgebreide mogelijkheden. Iedereen kan er in werken, het waarschuwt als de afspraak is en zo heb je alle afspraken, verjaardagen, vakanties en reminders van iedereen op een rijtje.”

Informeren:

Bruggink: “Je kan elkaar mailen, maar nog effectiever is het om voor korte berichtjes een intern chatsysteem te gebruiken. Je voorkomt zo nodeloos heen- en weergeloop, slordige vodjes op bureaus en je kan direct reageren. Mededelingen kunnen zowel naar iedereen of naar een bepaalde collega gestuurd worden. Ook handig als iemand thuis werkt: als je inlogt kan je meepraten alsof je op kantoor bent.”

 

Notuleren:

Kingma: “Bij Four Digits notuleren we direct met een laptop. Het verslag kan na de vergadering direct op intranet zodat iedereen het kan lezen. Scheelt je papier en tijd want je hoeft amper wat uit te werken. Bovendien kan je middels een zoekscherm snel een bepaald woord of zin in oude notulen terugvinden.”

 

Post:

Bruggink: “Alle post wordt gescand, online gezet en meteen vernietigd. Niks postvakjes, rondslingerende enveloppen en brieven. Ook hier draait het om beschikbaarheid en vindbaarheid. En dan heb ik het over alle post. Van facturen tot uitnodigingen en van offertes tot identiteitsbewijzen en contracten.”

 

Weekplanning:

Kingma: “Four Digits heeft zelf een digitaal planbord ontwikkeld, compleet met virtuele gekleurde briefjes. Elke wijziging is meteen online zien, zodat iedereen altijd de weekplanning kent. Het leuke is dat dit systeem niet alleen met een normale computermuis, maar ook met de controller van de Wii te besturen is.”

 

Presenteren:

Kingma: “Je kan tientallen kleurenkopies maken om iets te laten zien, maar je kan ook gewoon een IPad of andere tablet pc gebruiken. Je sluit hem aan op de beamer en iedereen kan meegenieten.”

oost-gelderland business | nummer 4 | september 2011