Fotografie Yke Ruessink

Op veel kantoren kom je ze nog steeds tegen: kasten vol met mappen met uitgeprinte facturen, e-mails en losse bonnetjes. De handmatige verwerking van deze documenten kost niet alleen tijd en geld, maar verhoogt ook het kans op fouten. Met een gedigitaliseerde administratie kunnen organisaties makkelijker en sneller werken. Compudac uit Doetinchem helpt bedrijven graag op weg. 

Compudac levert project- en procesmatige ICT-werkzaamheden aan klanten in het midden- en kleinbedrijf op basis van full service dienstverlening. Een van de ICT-gebieden waarbij het Doetinchemse bedrijf ondersteuning kan bieden, is de digitalisering van de administratie. “Met een gedigitaliseerde administratie kunnen 
ondernemers altijd en overal werken”, vertelt algemeen directeur Erwin den Haag. “Daarnaast kunnen de processen worden geoptimaliseerd waardoor er minder handmatige werkzaamheden nodig zijn. Dat bespaart tijd en voorkomt fouten. Bovendien beperk je met digitalsering van je administratieprocessen het  papiergebruik, wat het milieu ten goede komt.”

VOLLEDIG OVERZICHT
In plaats van facturen te printen, te ondertekenen en opnieuw in te scannen, kan een softwarepakket helpen om door middel van digitalisering de boekhouding makkelijker bij te houden. “Unit4 biedt bijvoorbeeld een pakket met volledig overzicht van de administratie”, licht adjunct-directeur Roberto Meijer toe. “Facturen en andere documenten kunnen per e-mail worden doorgestuurd en worden grotendeels automatisch verwerkt in het boekhoudpakket. Dankzij de OCR-herkenning kan de software de inhoud van de gedefinieerde velden herkennen en de informatie verwerken in de boekhouding. Losse bonnen en facturen kunnen door middel van een foto via de app worden gedigitaliseerd en verwerkt.” Den Haag: “Het grote voordeel van een gedigitaliseerde administratie is dat alle documenten heel eenvoudig op te vragen zijn. Ook voldoe je op die manier aan de fiscale bewaarplicht die de Belastingdienst ondernemers oplegt. Veel ondernemers weten wel dat ze gegevens moeten bewaren, maar niet dat deze bewaard moeten worden in de vorm waarin zij deze hebben ontvangen. Een factuur die je per e-mail hebt ontvangen, moet je bijvoorbeeld digitaal bewaren.” 

Een goed bijgehouden, digitale boekhouding levert naast een compleet overzicht ook een ander groot voordeel  voor de ondernemer op. Meijer: “Als leverancier van boekhoudoplossingen hebben wij intensieve contacten met accountantskantoren. De rol van de accountant wordt steeds breder. Natuurlijk is deze adviseur nog steeds verantwoordelijk voor de jaarrekening, maar dankzij de toenemende digitalisering van de administratie kosten traditionele taken steeds minder tijd. Die tijd kan de accountant besteden aan het analyseren van de informatie die uit de boekhouding voortkomt. Op basis van deze informatie kan de ondernemer tijdig zijn bedrijfsprocessen bijsturen.”

TOTAALPAKKET
Oplossingen voor het digitaliseren van de boekhouding maken onderdeel uit van het totaalpakket aan ICT-diensten waar Compudac het bedrijfsleven mee kan ontzorgen. Den Haag: “Afhankelijk van de wens van de klant kunnen we het volledige ICT-proces verzorgen. Denk aan het selecteren, installeren, leveren en onderhouden van de infrastructuur van soft- en hardware, maar ook het verzorgen van externe back-ups en tijdelijke extra capaciteit.” “Dankzij deze aanpak hebben bedrijven geen omkijken meer naar hun ICT. In plaats daarvan besparen zij dankzij de digitalisering van hun bedrijfsprocessen tijd, geld en in sommige gevallen zelfs personeelskosten. Er valt dus veel voordeel te behalen”, aldus Meijer.

www.compudac.nl