Coverstory: Itenz: alles gaat automatisch, maar niets gaat vanzelf

coverstory

Itenz introduceert het Nieuwe Implementeren

‘Alles gaat automatisch, maar niets vanzelf’

“De afgelopen jaren hebben wij te vaak gemerkt dat vernieuwing van software als doel wordt gezien, waarna automatisch oplossingen worden aangedragen binnen de kaders van dat specifieke pakket”, vertelt Ewout van Doorn over het waarom van het Nieuwe Implementeren.

In Oldenzaal doen ze hier niet aan mee. Inderdaad, de banden met Exact zijn langlopend en overduidelijk (Itenz is zelfs al enige tijd Gold Partner), maar geen enkel softwarepakket is heilig voor Itenz. “Ons concept slaat een brug tussen de unieke processen, medewerkers en succesfactoren binnen een organisatie en de actueel beschikbare ICT-mogelijkheden. Wij zoeken de techniek bij de wensen van de klant. En dat is duidelijk iets anders dan software verkopen om vervolgens te kijken wat de organisatie er mee kan.”

Snijvlak ICT en

organisatieadvies

Itenz heeft het implementatietraject opgedeeld in vijf heldere fases. De verschillende fases overstijgen duidelijk de activiteiten en het kennisniveau van meer conventionele ICT-specialisten. “Implementeren is volgens ons een synoniem voor totaalbegeleiding. De sleutel voor succesvol automatiseren ligt in de techniek, maar bovenal bij de medewerkers binnen de organisatie. Itenz opereert daarom veelal op het snijvlak van ICT en organisatieadvies.”

Het onder de loep nemen van organisatiestructuur en processen is een must om succesvol te kunnen automatiseren. Met succesvol bedoelt Itenz: het hoogste rendement voor de opdrachtgever. Veel organisaties zijn opgedeeld in verschillende afdelingen. Het logische gevolg is dat elke afdeling probeert zijn eigen zaakjes zo goed mogelijk op orde te hebben, bijvoorbeeld door de eigen afdelingskosten te reduceren of door de kwaliteit van het geleverde (deel) product/dienst te verhogen. Als een afdeling zijn specifieke stukje aan het eindproduct/dienst heeft bijgedragen, dan verdwijnt het van de agenda. Daardoor is men vaak weinig betrokken bij het eindresultaat.

Om optimaal te profiteren van de mogelijkheden van ICT is het wenselijk om dit ‘hokjes denken’ te doorbreken. Er moet, organisatie breed, meer nadruk gelegd worden op de werkzaamheden binnen de organisatie. Deze werkzaamheden zijn allemaal te herleiden naar processen. Het zijn de (onzichtbare) workflows van materiaal, informatie en kennis van activiteiten, waarin de succesfactoren van de organisatie zijn verankerd. De processen zijn uniek voor de manier waarop activiteiten, informatie en kennis wordt gecoördineerd en benut. Daarnaast vertegenwoordigt het de manier waarop het management ervoor kiest de activiteiten te coördineren.”

Bedrijfsprocessen centraal

De processtappen die worden doorlopen zijn vaak multidisciplinair en overschrijden de grenzen tussen verschillende afdelingen. “Daarom is het belangrijk om deze bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen”, benadrukt de directeur van Itenz. “Als je als organisatie bereid bent om over de grenzen van afdelingen heen te kijken door de bedrijfsprocessen centraal te stellen, kun je nog klantgerichter werken. Zeker als je daarbij moderne ICT inzet als hoogwaardig gereedschap.”

Het Nieuwe Implementeren is zeer waardevol op weg naar klantgerichter werken. Dit concept in vijf stappen is ontwikkeld in de beroepspraktijk. Het rekent af met de bekende en minder bekende struikelblokken bij automatiseringstrajecten.

Fase 1 ‘Proces analyse’

De eerste van vijf fasen van het Nieuwe Implementeren begint bij het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen. Itenz gebruikt een speciale methodiek voor de procesanalyse. De huidige en gewenste situatie worden in kaart gebracht door middel van een procesworkshop. In deze workshop gaan de betrokken medewerkers samen het proces in kaart brengen, hierbij begeleid door de procesanalist met bedrijfskundige achtergrond van Itenz. Engage! software is een belangrijk instrument tijdens de workshop. Dit is een open en toegankelijke procesmanagementtool die wordt gebruikt als een middel om processen te moduleren, te analyseren, te (her)ontwerpen en te optimaliseren. Een andere meerwaarde van deze workshop is dat duidelijk wordt waar in het proces de behoefte naar stuurinformatie het grootst is. Die kennis zorgt dat de inrichting van de software aansluit bij de behoefte van de organisatie.

Fase 2 ‘FOTO maken’

In deze fase komt de ICT-expertise van Itenz om de hoek kijken. De wensen en doelen die zijn gekozen tijdens de procesanalyse worden vertaald in een Functioneel Ontwerp en Technisch Ontwerp (FOTO). Het resultaat in de praktijk wordt tastbaar gemaakt met een demo en het schriftelijk ontwerp, de FOTO. Bovendien wordt in deze fase onderzocht of er aanpassingen op de standaard software nodig zijn, zodat de software zo optimaal mogelijk aansluit op de organisatie. “Want software moet de organisatie volgen en niet andersom. Deze grondregel is een absoluut speerpunt voor ons”, benadrukt Ewout van Doorn. “Met het maken van de FOTO verzekeren wij dat de verwachtingen voor beide partijen gelijk zijn en blijven”.

Fase 3 ‘Inrichten en begeleiden’

Zodra het doel helder is begint de volgende fase waarin de realisatie plaatsvindt, met andere woorden: de inrichting van de software. Dankzij de heldere procesanalyse kunnen onze Exact Gold gecertificeerde consultants snel de juiste inrichting verzorgen.

Fase 4 ‘Opleiden en Overdragen’

Nadat de inrichting een feit is, volgt de fase van ‘testen en trainen’. In een testomgeving zal met behulp van een testplan uitgebreid bekeken worden of het proces naar wens geregistreerd kan worden. Daarnaast worden de betreffende medewerkers opgeleid door middel van trainingen en/of werkplekbegeleiding. “Een belangrijke fase, omdat de medewerkers een doorslaggevend aandeel hebben in het succes van het automatiseringstraject. We nemen daarom ruimschoots de tijd om de gebruikers vertrouwd te laten raken met de nieuwe techniek. Geen vraag is daarbij te gek.”

Fase 5 ‘Opleveren en Nazorg’

Als de medewerkers vertrouwt zijn met de nieuwe technieken, dan gaat de software ‘live’. Dit markeert tevens het begin van de laatste fase van het Nieuwe Implementeren. Niet voor niets is deze fase

‘Opleveren en Nazorg’ genoemd, want ondanks alle voorbereidingen, procesanalyses, tests, etc. blijkt altijd weer dat het bevorderlijk is om bij het in gebruik nemen van de nieuwe software de medewerkers te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Hiermee wordt draagkracht gecreëerd en blijven de medewerkers gemotiveerd om de verandering tot een succes te maken. “Zo kan - als het nodig is - snel worden geschakeld als mocht blijken dat er toch een aanpassing nodig is.”

Moeiteloos aanpassen

Itenz bedient bedrijven in het MKB en MKB+. Zij weten als geen ander dat er grote verschillen zijn tussen organisatievormen en de beschikbare tijd, mensen en middelen. De specialisten uit Oldenzaal passen zich moeiteloos aan naar de mogelijkheden binnen iedere organisatie.

Itenz is klaar voor het Nieuwe Implementeren en wil deze kennis en visie graag met u delen. Bel gerust met Ewout

van Doorn op 0541-768460 of stuur

een e-mail naar e.doorn@itenz.nl voor een afspraak.

Het is een valkuil voor ICT-bedrijven: de software centraal stellen in plaats van de organisatie van de opdrachtgever. Itenz rekent af met deze werkwijze. Out-of-the-box denken heeft een concept opgeleverd waarin software puur een middel is om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Maak kennis met het Nieuwe Implementeren.

oost-gelderland business | nummer 3 | juli 2011

“De afgelopen jaren hebben wij te vaak gemerkt dat vernieuwing van software als doel wordt gezien, waarna automatisch oplossingen worden aangedragen binnen de kaders van dat specifieke pakket”, vertelt Ewout van Doorn over het waarom van het Nieuwe Implementeren.

In Oldenzaal doen ze hier niet aan mee. Inderdaad, de banden met Exact zijn langlopend en overduidelijk (Itenz is zelfs al enige tijd Gold Partner), maar geen enkel softwarepakket is heilig voor Itenz. “Ons concept slaat een brug tussen de unieke processen, medewerkers en succesfactoren binnen een organisatie en de actueel beschikbare ICT-mogelijkheden. Wij zoeken de techniek bij de wensen van de klant. En dat is duidelijk iets anders dan software verkopen om vervolgens te kijken wat de organisatie er mee kan.”

Snijvlak ICT en

organisatieadvies

Itenz heeft het implementatietraject opgedeeld in vijf heldere fases. De verschillende fases overstijgen duidelijk de activiteiten en het kennisniveau van meer conventionele ICT-specialisten. “Implementeren is volgens ons een synoniem voor totaalbegeleiding. De sleutel voor succesvol automatiseren ligt in de techniek, maar bovenal bij de medewerkers binnen de organisatie. Itenz opereert daarom veelal op het snijvlak van ICT en organisatieadvies.”

Het onder de loep nemen van organisatiestructuur en processen is een must om succesvol te kunnen automatiseren. Met succesvol bedoelt Itenz: het hoogste rendement voor de opdrachtgever. Veel organisaties zijn opgedeeld in verschillende afdelingen. Het logische gevolg is dat elke afdeling probeert zijn eigen zaakjes zo goed mogelijk op orde te hebben, bijvoorbeeld door de eigen afdelingskosten te reduceren of door de kwaliteit van het geleverde (deel) product/dienst te verhogen. Als een afdeling zijn specifieke stukje aan het eindproduct/dienst heeft bijgedragen, dan verdwijnt het van de agenda. Daardoor is men vaak weinig betrokken bij het eindresultaat.

Om optimaal te profiteren van de mogelijkheden van ICT is het wenselijk om dit ‘hokjes denken’ te doorbreken. Er moet, organisatie breed, meer nadruk gelegd worden op de werkzaamheden binnen de organisatie. Deze werkzaamheden zijn allemaal te herleiden naar processen. Het zijn de (onzichtbare) workflows van materiaal, informatie en kennis van activiteiten, waarin de succesfactoren van de organisatie zijn verankerd. De processen zijn uniek voor de manier waarop activiteiten, informatie en kennis wordt gecoördineerd en benut. Daarnaast vertegenwoordigt het de manier waarop het management ervoor kiest de activiteiten te coördineren.”

Bedrijfsprocessen centraal

De processtappen die worden doorlopen zijn vaak multidisciplinair en overschrijden de grenzen tussen verschillende afdelingen. “Daarom is het belangrijk om deze bedrijfsprocessen goed in kaart te brengen”, benadrukt de directeur van Itenz. “Als je als organisatie bereid bent om over de grenzen van afdelingen heen te kijken door de bedrijfsprocessen centraal te stellen, kun je nog klantgerichter werken. Zeker als je daarbij moderne ICT inzet als hoogwaardig gereedschap.”

Het Nieuwe Implementeren is zeer waardevol op weg naar klantgerichter werken. Dit concept in vijf stappen is ontwikkeld in de beroepspraktijk. Het rekent af met de bekende en minder bekende struikelblokken bij automatiseringstrajecten.

Fase 1 ‘Proces analyse’

De eerste van vijf fasen van het Nieuwe Implementeren begint bij het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen. Itenz gebruikt een speciale methodiek voor de procesanalyse. De huidige en gewenste situatie worden in kaart gebracht door middel van een procesworkshop. In deze workshop gaan de betrokken medewerkers samen het proces in kaart brengen, hierbij begeleid door de procesanalist met bedrijfskundige achtergrond van Itenz. Engage! software is een belangrijk instrument tijdens de workshop. Dit is een open en toegankelijke procesmanagementtool die wordt gebruikt als een middel om processen te moduleren, te analyseren, te (her)ontwerpen en te optimaliseren. Een andere meerwaarde van deze workshop is dat duidelijk wordt waar in het proces de behoefte naar stuurinformatie het grootst is. Die kennis zorgt dat de inrichting van de software aansluit bij de behoefte van de organisatie.

Fase 2 ‘FOTO maken’

In deze fase komt de ICT-expertise van Itenz om de hoek kijken. De wensen en doelen die zijn gekozen tijdens de procesanalyse worden vertaald in een Functioneel Ontwerp en Technisch Ontwerp (FOTO). Het resultaat in de praktijk wordt tastbaar gemaakt met een demo en het schriftelijk ontwerp, de FOTO. Bovendien wordt in deze fase onderzocht of er aanpassingen op de standaard software nodig zijn, zodat de software zo optimaal mogelijk aansluit op de organisatie. “Want software moet de organisatie volgen en niet andersom. Deze grondregel is een absoluut speerpunt voor ons”, benadrukt Ewout van Doorn. “Met het maken van de FOTO verzekeren wij dat de verwachtingen voor beide partijen gelijk zijn en blijven”.

Fase 3 ‘Inrichten en begeleiden’

Zodra het doel helder is begint de volgende fase waarin de realisatie plaatsvindt, met andere woorden: de inrichting van de software. Dankzij de heldere procesanalyse kunnen onze Exact Gold gecertificeerde consultants snel de juiste inrichting verzorgen.

Fase 4 ‘Opleiden en Overdragen’

Nadat de inrichting een feit is, volgt de fase van ‘testen en trainen’. In een testomgeving zal met behulp van een testplan uitgebreid bekeken worden of het proces naar wens geregistreerd kan worden. Daarnaast worden de betreffende medewerkers opgeleid door middel van trainingen en/of werkplekbegeleiding. “Een belangrijke fase, omdat de medewerkers een doorslaggevend aandeel hebben in het succes van het automatiseringstraject. We nemen daarom ruimschoots de tijd om de gebruikers vertrouwd te laten raken met de nieuwe techniek. Geen vraag is daarbij te gek.”

Fase 5 ‘Opleveren en Nazorg’

Als de medewerkers vertrouwt zijn met de nieuwe technieken, dan gaat de software ‘live’. Dit markeert tevens het begin van de laatste fase van het Nieuwe Implementeren. Niet voor niets is deze fase

‘Opleveren en Nazorg’ genoemd, want ondanks alle voorbereidingen, procesanalyses, tests, etc. blijkt altijd weer dat het bevorderlijk is om bij het in gebruik nemen van de nieuwe software de medewerkers te ondersteunen bij hun werkzaamheden. Hiermee wordt draagkracht gecreëerd en blijven de medewerkers gemotiveerd om de verandering tot een succes te maken. “Zo kan - als het nodig is - snel worden geschakeld als mocht blijken dat er toch een aanpassing nodig is.”

Moeiteloos aanpassen

Itenz bedient bedrijven in het MKB en MKB+. Zij weten als geen ander dat er grote verschillen zijn tussen organisatievormen en de beschikbare tijd, mensen en middelen. De specialisten uit Oldenzaal passen zich moeiteloos aan naar de mogelijkheden binnen iedere organisatie.

Itenz is klaar voor het Nieuwe Implementeren en wil deze kennis en visie graag met u delen. Bel gerust met Ewout

van Doorn op 0541-768460 of stuur

een e-mail naar e.doorn@itenz.nl voor een afspraak.

oost-gelderland business | nummer 3 | juli 2011