Handige tips

Document management in vijf stappen

Waar moet je beginnen om document management tot een succes te maken? En: wat heb je precies nodig aan hardware, software en infrastructuur om dit mogelijk te maken? We helpen je concreet op weg met dit vijfstappenplan.

Breng je huidige documentstromen in kaart

Denk aan alle in- en uitgaande post en e-mails (met bijlagen) binnen je organisatie. Denk ook aan alle fysieke en digitale bestanden die worden aangemaakt en alle gegevens die via systemen binnenkomen. Zet alle verschillende datatypes onder elkaar en zet erachter waar deze binnenkomen, in welke vorm, hoe vaak en welke route het bestand aflegt binnen je organisatie (verwerking, gebruik en opslag).

Bepaal je doelen en strategie

Wat moet sneller en wat moet beter? Bedenk welke processen voor verbetering vatbaar zijn.

Dus:

- Binnen hoeveel tijd wil ik dit voor elkaar hebben?

- Welke stappen zijn daarvoor nodig?

- Is dit mogelijk binnen mijn organisatie?

- Hoeveel gaat me dat kosten?

- Hoeveel gaat me dat opleveren qua tijd en geld?

Cloud of niet?

De wereld van document management wordt steeds diverser; er zijn verschillende vormen. Een belangrijke afweging die je moet maken bij je keuze, is: ga je voor een oplossing vanuit een eigen server of kies je voor een oplossing vanuit de cloud? Opslaan en werken vanaf je eigen server is vaak duurder, maar heb je wel een systeem dat goed aansluit op jouw bedrijfsprocessen. Het grootste voordeel van een cloud-oplossing is de prijs, maar deze moet wel passen bij de door jou gewenste processen. Het is goed om online te zoeken om te zien wat de opties zijn en welke pakketten mogelijk bij je passen. Ga in gesprek met aanbieders die je aanspreken en kijk samen wat zij voor jouw bedrijf kunnen betekenen. Wees kritisch en vraag hoe ze je kunnen helpen.

Systemen en processen op elkaar

afstemmen

Van je boekhoudprogramma schakel je via internetbankieren naar je loonadministratie en op je harde schijf zoek je nog naar die ene factuur die je gisteren vanuit je mail ergens hebt opgeslagen. Hoe makkelijk zou het zijn om alles in één toepassing bij elkaar te hebben? Document management kun je koppelen aan je primaire systemen, bijvoorbeeld een financieel systeem. Je kunt je document managent systeem als het ware over die systemen heen leggen, de interfaces op elkaar aansluiten. Bij de meeste systemen kun je dit vrij eenvoudig doen. Vraag van tevoren aan de aanbieder of dit mogelijk is met de programma’s die jij gebruikt en hoe dit makkelijk te integreren is.

Kies een betrouwbare partner

Bij het kiezen van een document management oplossing is het heel belangrijk om te kiezen voor een betrouwbare partner, die je kan helpen bij het omzetten van je huidige documentstromen naar het document management systeem (migreren). Maar automatiseren op zich is nog geen optimaliseren. Vaak kan het een stuk slimmer. Een IT-partner of kantoorautomatiseerder die klaar staat om mee te sparren kan je veel opleveren. Als je voor een bepaalde partner kiest is het zaak goede afspraken te maken en deze vast te leggen. Denk aan een migratiedocument, Service Level Agreement (SLA) en Exitstrategie.

oost-gelderland business | nummer 4 | september 2013