Coverstory De Jong & Partners

Coverstory

De Jong & Partners Juristen: Bedrijfsjuristen 2.0

Specialisten in ICT-

en Arbeidsrecht

Bij de eerste kennismaking kan het idee dat juristen saai en stoffig zijn direct overboord. Dirk de Jong en Wanda Schaufele van De Jong & Partners Juristen zijn enthousiaste pleitbezorgers van Het Nieuwe Werken (HNW). Als allround ‘bedrijfsjuristen 2.0’ brengen zij deze eigentijdse manier van werken al heel lang in de praktijk. Daarom stapte Oost-Gelderland Business voor dit themanummer in de auto en toog naar Landhuis de Bevermeer in Angerlo, waar De Jong & Partners Juristen is gevestigd.

Zakelijk is het kantoor actief op de specialisatiegebieden ICT recht en Arbeidsrecht. Wat direct opvalt bij de kennismaking met De Jong & Partners Juristen, is de manier waarop zij Het Nieuwe Werken sinds 2007 volledig hebben weten te integreren met hun privé-leven in een prachtige, geheel ecologisch beheerde leef- en werkomgeving.

Persoonlijke klik

De Jong en Schaufele werken als juridisch specialisten graag in een hechte samenwerking met hun klanten. Schaufele: “We willen met al onze klanten een duurzame samenwerking ontwikkelen. Een volwaardige bedrijfsjurist zijn waarmee de ondernemer een vertrouwensband kan opbouwen. Die band kan alleen groeien als het gevoel van meet af aan wederzijds goed is, als er een persoonlijke klik is.”

De Jong haakt daar op in. “We hebben al heel lang veel dezelfde, vaste klanten. Wij weten bij die organisaties goed wat er speelt. Als juridisch adviseur willen we graag op strategisch niveau in de breedte van de business meekijken. Dat vergt vertrouwen van onze klanten. Dat maken we ook waar als adviseur. Het is belangrijk dat je als bedrijfsjurist niet alleen operationeel juridisch acteert.” Schaufele: “De ondernemer moet er écht voor open staan om je als strategisch adviseur te accepteren. Pas dan kun je optimaal helpen om de zaken goed te organiseren, eventueel bij te sturen als dat nodig is. Zowel bij ICT als HRM aangelegenheden is dat erg belangrijk. Issues op die terreinen hebben vaak veel impact en kunnen veel geld kosten.”

Het Nieuwe Werken

De Jong en Schaufele zijn in 2005 begonnen om Het Nieuwe Werken in de praktijk te brengen, door het implementeren van een online open source CRM-oplossing in hun kantooromgeving. Schaufele vindt de term HNW daarom voor hen niet meer echt van toepassing. “Wij werken al ruim acht jaar op deze manier. Wij wilden, omdat het technisch toen al mogelijk was, overal online bij onze dossiers kunnen. Anytime, anywhere dus. Ook ons pand (zie kader) is multifunctioneel. Het wordt zowel zakelijk als privé gebruikt en daarnaast wordt het geëxploiteerd”. De Jong voegt daar aan toe dat het gaat om het schaalbaar en flexibel inzetten van middelen. “Dát hoort ook bij het HNW. Dat kan in een kantoor met flexplekken of vanaf een thuiswerkplek. Dan heb je het dus niet alleen over ICT maar ook over de vraag hoe het vastgoed wordt ingezet.”

Volgens Schaufele is bij de overgang naar HNW in een organisatie van groot belang dat aandacht wordt besteed aan de juridische kaders en de processen. “De flexibilisering van de arbeidsmarkt en HNW vereisen een complete heroverweging en aanpassing van het (arbeids)juridische framework. Als mensen deels thuis werken en deels op kantoor, zullen de handboeken, personeelsreglementen en arbeidsovereenkomsten aangepast moeten worden. Implementatie van HNW kan niet op ad hoc basis worden uitgevoerd. Het is echt aan te raden om dit proces grondig en over de hele organisatie aan te pakken. Dit geldt niet alleen voor grote organisaties; ook juist voor kleine bedrijven.”

Schaufele vervolgt: “Ook een punt van aandacht is het bewaken van een goede balans tussen werk en privé; voor zowel werknemer als werkgever is dit letterlijk van levensbelang. Een werknemer moet in staat worden gesteld om deze balans te bewaken. Flexibiliteit moet wel twee kanten op werken. Een werkgever heeft de verantwoordelijkheid om kaders aan te geven, begeleiding te bieden en deze balans actief te bewaken. Er zijn al diverse rechtszaken geweest van mensen met een burn-out, die schade claimen op grond van het feit dat de werkgever in zijn zorgplicht tekort is geschoten.”

De cloud

Naast arbeidsrechtelijke en organisatorische kanten, zit er ook een ICT rechtelijke kant aan HNW, zeker nu dit steeds meer in de cloud gebeurt. Dit is volgens De Jong niet meer weg te denken; iedereen zal er op den duur op over gaan. “Omdat je nu al alles steeds veiliger en goedkoper kan opslaan in de cloud, zal het primaire gebruik van een eigen harde schijf of lokaal serverpark steeds marginaler worden. De voortsnellende technologische ontwikkelingen maken dat online werken steeds meer wordt omarmd, eigenlijk veel sneller dan voorzien. Bijna iedereen is nu al altijd en overal online, over een jaar ook mobiel met 4G snelheden. Steeds meer apparaten combineren lokale opslag met synchronisatie met de cloud, of hebben helemaal geen lokale opslag meer. Apparaten als MacBook Air of Samsung Chromebook gaan als warme broodjes over de toonbank. Microsoft hanteert een cloudstrategie die erop gericht is het gebruik van lokale licenties op den duur zelfs helemaal uit te faseren. Kijk maar naar de ontwikkeling van Office 365 en Azure, die platforms zijn volledig gebaseerd op een SaaS en IaaS model, Software en Infrastructure as a Service.”

Werken in de cloud raakt natuurlijk ook vraagstukken op het gebied van privacy en risico’s op het gebied van continuïteit. Dat is problematiek waar De Jong veel mee te maken heeft en een belangrijk onderdeel is van zijn juridische specialisatie. “Natuurlijk is altijd de vraag relevant waar de gegevens worden opgeslagen en hoe veilig het is. Er is strenge privacy wetgeving waaraan voldaan moet worden bij het online verwerken van vertrouwelijke persoonsgegevens. Daarnaast is er een nieuwe Europese privacyrichtlijn op komst. De regels worden daarin nog strakker dan nu het geval is. De bevoegdheden van toezichthouders, zoals het College Bescherming Persoonsgegevens, worden sterk uitgebreid. Ook om die reden willen wij zeker weten dat de vertrouwelijkheid van onze dossiers gewaarborgd is.”

“Wij maken voor de geautomatiseerde ondersteuning van onze bedrijfsprocessen gebruik van de Assistance PSA voor Microsoft Dynamics CRM, dat volledig geïntegreerd is met Outlook en op maat is ingericht voor juridische dienstverlening. Alle data van de Europese klanten van deze SaaS-aanbieder en van Microsoft worden binnen de EU opgeslagen. Ze voldoen dus volledig aan de Europese regels. Dat weet je lang niet zeker bij alle aanbieders van online applicaties. Als dat niet goed geregeld is, kan dat tot problemen met de toezichthouder leiden. En daarnaast hebben wij nog steeds een eigen server voor de lokale opslag van belangrijke documenten. Als de internetverbinding plat gaat of er toch eens grote problemen ontstaan bij de hostingprovider, dan willen wij natuurlijk wel zeker weten dat we door kunnen werken. Vertrouwen is goed, maar je bent toch zelf verantwoordelijk als ondernemer.”

Bedrijfsjurist 2.0

De werkwijze van een ‘bedrijfsjurist 2.0’ ligt voor De Jong en Schaufele in het verlengde van HNW. Schaufele: “Zoals wij werken, zijn we nauw betrokken bij de business van onze klanten. We werken letterlijk ‘anytime, anywhere’, ondersteund door de inzet van optimaal geïntegreerde informatietechnologie.” De Jong: “We werken samen met een breed netwerk van professionals en collega juristen in diverse disciplines en specialisaties. Al sinds 2001 werken we vanuit een netwerk organisatie. Daarop doelen we met de ‘partners’ in onze bedrijfsnaam.”

Schaufele: “Deze trend van het bieden van specialistische dienstverlening als businessjuristen, wanneer nodig ondersteund vanuit een partnernetwerk, is een trend die zich de komende jaren sterk zal uitbreiden. Ik heb 20 jaar als advocaat gewerkt, de laatste jaren met een eigen kantoor. Ik heb mij uitgeschreven als advocaat omdat de focus in de advocatuur met name op conflicten en ‘litigation’ ligt. Mijn persoonlijke overtuiging is dat als je duurzaam met elkaar omgaat, uiteindelijk iedereen beter af is. En dat wordt een lastig verhaal als men elkaar steeds maar te lijf gaat met dagvaardingen, beslagen en dat soort juridische ‘means of last resort’. De ervaringen hebben me geleerd dat de tegenstelling opzoeken uiteindelijk nooit echte winnaars oplevert, maar meestal alleen verliezers. De kunst is juist om een conflict niet te laten escaleren, maar het op te lossen zonder langdurige en kostbare procedures.”

De Jong vult haar aan: “Als bedrijfsjurist zijn wij gefocust op het creëren van helderheid binnen de business van de klant. Problemen op het gebied van ICT en arbeidsverhoudingen kunnen worden voorkomen door het in een vroeg stadium goed vastleggen en communiceren van de wederzijdse verwachtingen en verplichtingen. Het is belangrijk dat ondernemers inzien dat ze er baat bij hebben om ook hun eigen rol te erkennen in het ontstaan van juridische problemen. In welk stadium dan ook. Daar helpen wij hen bij. Het is als ondernemer goed om soms een spiegel voorgehouden te krijgen. Dat kan een investering blijken te zijn die zich terugbetaalt. Soms kan dat achteraf een hoop juridische kosten schelen. Deze aanpak vergt wel een vertrouwensrelatie tussen de ondernemer en ons als juridisch adviseurs.” “En”, voegt Schaufele nog toe, “het is voor onze klanten altijd goed om te weten dat we een stevige achtergrond in de advocatuur meebrengen. Want soms ontkom je niet aan procederen. Ook dan is het belangrijk dat je als bedrijfsjurist de ondernemer goed kunt adviseren.”

Duurzame energie

Omdat veel organisaties geen eigen bedrijfsjurist hebben, of geen specialist op het gebied van ICT- of Arbeidsrecht, bedient De Jong & Partners als niche-kantoor MKB bedrijven, grote (ICT) bedrijven, non-profit instellingen, projectorganisaties, overheidsinstellingen in de gezondheidszorg en onderwijs, maar ook startende ondernemers. En steeds vaker komen er ook ondernemers op het gebied van duurzame energie langs. De Jong: “Ik zie in de duurzame energiemarkt dezelfde dynamiek als in de ICT markt de jaren 90, toen ik begon als bedrijfsjurist. Heel interessant en dynamisch, met vele raakvlakken qua complexiteit. En dus een heel interessante markt om als jurist op voort te borduren. Ook door het streven ons pand 100% energieneutraal te maken, ben ik erg geïnteresseerd geraakt in de technische en maatschappelijke ontwikkelingen van duurzame energie. Erg spannend en stimulerend als je je er in verdiept, echt een blue ocean aan mogelijkheden en evenveel juridische uitdagingen.”

Vertrouwen

De Jong en Schaufele ‘sparren’ graag met ondernemers als zij vragen hebben op het gebied van ICT, arbeidsrecht of duurzame energie. Of eens over hun strategie willen praten. De Jong: “Iedereen kan ons bellen, door de telefoon kom je al pratend vaak snel genoeg tot de kern van de vraag.” “En”, voegt hij er nog aan toe, “kennismaken kost alleen maar wat tijd, en dat is welbestede tijd. Je hoeft als jurist niet voor ieder gesprek meteen een rekening te sturen. Iedere duurzame relatie begint met een investering. Als een ondernemer ons belt, zijn we blij dat hij of zij tijd maakt om ons te leren kennen. Wij gaan uit van vertrouwen en dat werkt uiteindelijk altijd.”

oost-gelderland business | nummer 2 | mei 2013

oost-gelderland business | nummer 2 | mei 2013

Landhuis De Bevermeer

De Jong en Schaufele zijn door de invoering van cloud technologie volledig onafhankelijk van het gebruik van hun kantoor voor het uitvoeren van hun werkzaamheden. Onderdeel van hun bedrijf is daarom ook de exploitatie van het Landhuis De Bevermeer. Deze prachtige locatie kan worden gehuurd voor het organiseren van trainingen en workshops tot 20 personen, of zelfs voor een langduriger verblijf met overnachtingen voor groepen tot 15 personen.

Meer informatie: www.landhuisdebevermeer.nl

oost-gelderland business | nummer 2 | mei 2013

De Jong & Partners Juristen

Bevermeerseweg 12

6986 BL Angerlo

088-4530542

info@dejongpartners.nl

www.dejongpartners.nl